Portal Pemesanan B2B untuk 210 Toko Bahan Bangunan

Overview

Distributor bahan bangunan menerima pesanan lewat WhatsApp delapan orang sales, yang lalu mengetiknya ke sistem ERP. Pesanan salah ketik dan pesanan barang yang stoknya sudah habis menjadi keluhan rutin, dan sales kehilangan waktu untuk pekerjaan administratif.

Kami membangun portal pemesanan mandiri untuk 210 toko pelanggan, terintegrasi ke ERP yang sudah ada.

The Challenge

Harga di bisnis ini tidak tunggal: setiap toko punya tingkat harga sendiri berdasarkan volume tahunan, ditambah harga khusus per proyek yang berlaku sementara. Menampilkan harga yang salah ke pelanggan jauh lebih berbahaya daripada tidak menampilkan harga.

Stok juga bukan satu angka — ada barang yang secara fisik ada tetapi sudah dialokasikan untuk pesanan lain.

Our Solution

Portal tidak menyimpan harga. Setiap kali keranjang dihitung, ia meminta harga ke ERP dengan konteks toko dan proyeknya, lalu menampilkannya beserta masa berlaku. Kalau ERP tidak menjawab dalam dua detik, portal menampilkan "harga dikonfirmasi sales" alih-alih angka yang mungkin salah.

Stok yang ditampilkan adalah stok tersedia setelah alokasi, dengan penyangga yang bisa diatur per kategori supaya pesanan besar tidak menjanjikan barang yang sedang dalam perjalanan.

Our Process

Sepuluh toko pelanggan terbesar diundang sebagai pengguna awal dan diminta memesan seperti biasa, sementara sales tetap menerima WhatsApp mereka. Perbandingan keduanya selama satu bulan yang menentukan bentuk akhir alur checkout.

Setelah itu, portal dibuka bertahap per wilayah, dengan sales sebagai pendamping — bukan sebagai pihak yang digantikan, karena pekerjaan mereka bergeser ke pelanggan baru dan pesanan bernilai besar.

Results & Impact

Pesanan yang masuk lewat portal mencapai 61% dari total dalam lima bulan.

Pesanan salah ketik turun 78%. Waktu dari pesanan masuk ke surat jalan dari rata-rata 6,5 jam menjadi 40 menit. Sales melaporkan tambahan sekitar 9 jam per bulan yang kembali dipakai untuk kunjungan pelanggan.

"Pelanggan kami bukan orang yang suka aplikasi baru. Yang membuat mereka pindah adalah portalnya menunjukkan stok yang benar."

— Sales Director, PT Cipta Baja Mandiri

Technologies Used