HRIS dan Payroll untuk 480 Karyawan di 11 Lokasi Proyek

Overview

Kontraktor dengan 480 karyawan yang tersebar di 11 lokasi proyek merekap absensi lewat foto buku absen yang dikirim ke grup WhatsApp. Perhitungan payroll memakan tiga hari penuh setiap bulan, dan koreksi lembur selalu datang setelah gaji dibayarkan.

Kami membangun HRIS yang absensinya bisa dipakai di lokasi tanpa sinyal stabil, dengan payroll yang menghitung dari data yang sama.

The Challenge

Absensi lapangan adalah bagian tersulitnya. Lokasi proyek sering tanpa jaringan, perangkat yang dipakai adalah ponsel pribadi mandor dengan spesifikasi rendah, dan aturan lemburnya berbeda antara karyawan harian dan bulanan — perbedaan yang selama ini hanya hidup di kepala dua orang di HRD.

Our Solution

Aplikasi absensi dibuat sebagai PWA ringan: berjalan di browser ponsel tanpa pemasangan, menyimpan entri secara lokal saat luring, dan mengirimnya saat jaringan tersedia. Setiap entri memuat titik lokasi dan stempel waktu perangkat plus waktu server, sehingga selisihnya bisa diaudit.

Aturan lembur dipindahkan dari kepala menjadi konfigurasi yang bisa dibaca dan diubah HRD sendiri, dengan simulasi sebelum disimpan — HRD bisa melihat efek perubahan aturan terhadap payroll bulan lalu sebelum menerapkannya.

Our Process

Kami mulai dari satu lokasi proyek dengan 38 karyawan sebagai pilot selama enam minggu, dan sengaja memilih lokasi dengan jaringan terburuk. Pilot di kondisi terbaik hanya membuktikan hal yang tidak perlu dibuktikan.

Payroll dijalankan paralel selama dua bulan: sistem menghitung, HRD tetap menghitung manual, lalu keduanya dibandingkan baris per baris. Bulan pertama ada 14 selisih, bulan kedua 2, dan keduanya ternyata kesalahan pada perhitungan manual.

Results & Impact

Proses payroll dari tiga hari kerja menjadi empat jam, termasuk pemeriksaan.

Koreksi gaji setelah pembayaran turun dari rata-rata 23 kasus per bulan menjadi 3. Rekap absensi yang tadinya selalu menunggu foto dari 11 lokasi sekarang selesai pukul 08.30 setiap hari.

"Bagian yang tidak kami duga: mandor di lapangan yang paling cepat terbiasa. Karena tidak ada yang perlu dipasang, cukup dibuka."

— HR Manager, PT Karya Bangun Persada

Technologies Used