Ekstraksi Invoice Otomatis untuk Tim Keuangan 1.400 Dokumen/Bulan

Overview

Tim keuangan dengan tiga orang memasukkan 1.400 invoice pemasok setiap bulan secara manual — rata-rata 9 menit per dokumen, termasuk mencari nomor PO yang bersangkutan.

Kami membangun alur ekstraksi otomatis yang menyiapkan datanya, dan sengaja tidak menghapus langkah persetujuan manusia.

The Challenge

Invoice datang dalam tiga puluhan format berbeda: PDF terstruktur, hasil pindai miring, dan foto dari ponsel. Kesalahan pada angka di dokumen keuangan bukan gangguan kecil — ia merembes ke pembukuan dan baru ditemukan berbulan-bulan kemudian.

Our Solution

Setiap dokumen melewati tiga tahap: ekstraksi menjadi JSON dengan skema tetap, validasi mekanis, lalu antrean verifikasi manusia. Validasi mekanislah yang menangkap sebagian besar masalah — total baris harus sama dengan grand total, nomor PO harus ada di sistem, tanggal harus masuk rentang yang wajar, dan pemasok harus terdaftar.

Dokumen yang lolos semua pemeriksaan ditandai hijau dan bisa disetujui dengan satu klik. Yang gagal satu pemeriksaan pun masuk antrean manual dengan field bermasalah tersorot, bukan ditolak diam-diam.

Our Process

Bulan pertama dijalankan dalam mode bayangan: sistem mengekstraksi, tim tetap mengetik manual, dan keduanya dibandingkan. Dari 1.380 dokumen, 1.247 cocok sempurna, 108 berbeda pada satu field, dan 25 gagal diekstraksi.

Angka 25 itu yang menentukan aturan operasionalnya: dokumen dari lima pemasok dengan format terburuk tetap diproses manual, karena memaksa otomasi di situ lebih mahal daripada mengerjakannya.

Results & Impact

Waktu per dokumen dari 9 menit menjadi 2,4 menit rata-rata, termasuk verifikasi.

Dokumen yang bisa disetujui satu klik tanpa koreksi: 71%. Selisih pembukuan yang ditemukan pada audit internal turun dari 31 kasus menjadi 6 pada kuartal berikutnya. Tidak ada pengurangan orang — kapasitas yang muncul dipakai untuk penagihan piutang yang sebelumnya selalu tertunda.

"Kami tidak mau sistem yang memutuskan sendiri soal uang. Yang kami dapat adalah sistem yang menyiapkan pekerjaannya, dan itu tepat."

— Finance Manager, PT Sentra Niaga Prima

Technologies Used